Entretien professionnel :
Le guide complet du manager

17 avril 2023 |

L’entretien professionnel est un moment d’échange entre vous (manager ou dirigeant) et votre collaborateur. Son objectif est d’établir un bilan relatif à la carrière professionnelle de votre collaborateur, en abordant ses possibilités d’évolution et ses besoins en formation. Plutôt que de subir ce type d’entretien, l’idée est de s’en servir comme un outil et un moment de partage constructif et efficace qui servira l’entreprise ainsi que les protagonistes de cet exercice.

Il est donc nécessaire de bien comprendre et préparer cet entretien professionnel !

Vous trouverez dans cet article un ensemble de conseils pour le réaliser ainsi qu’un modèle de trame d’entretien professionnel WINPPI

Modèle de trame d’entretien professionnel

La TO DO pour réussir l’entretien professionnel !

L'entretien professionnel : enjeux et définition

Quelques informations réglementaires…

L’entretien professionnel est une obligation qui incombe à toutes les entreprises en vertu de la loi N° 2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale. Il intervient minimum tous les deux ans (pour les salariés ayant au moins deux ans d’ancienneté).

Il peut également intervenir lors du retour d’un collaborateur à l’issue d’un arrêt de longue durée (maternité, congé parental, congé pour soutien familial, maladie prolongée, congé sabbatique, etc.).

Qui est concerné par l'entretien professionnel ?

Tous les salariés sont concernés par l’entretien professionnel, et ce, peu importe la nature de leur contrat (CDD, CDI, contrat de professionnalisation, etc.).

Le collaborateur est au cœur de ce rendez-vous, il s’articule autour de son parcours professionnel, de ses évolutions et de ses projets au sein de l’entreprise.

Côté manager, en fonction de l’organisation de l’entreprise, ce sont généralement les services RH, le manager ou bien le dirigeant, qui sont chargés de mener les entretiens.

Se connecter pour mener des actions communes !

L’objectif de cet échange est aussi factuel. Il s’agira d’adopter des actions concrètes, en lien avec les attentes de votre collaborateur et les objectifs de l’entreprise.

Vous l’avez compris, il s’agit là de connecter les intérêts et besoins de chacun !

L’écoute active est donc de mise. S’intéresser sincèrement à l’autre, comprendre les enjeux de chacun permet un bon déroulé, sain et engageant.

Côté manager ou dirigeant, il s’agira de faire sentir à son collaborateur que vous êtes impliqué dans le plan de carrière de celui-ci. Vous devrez en même temps réfléchir comment mettre ou ne pas mettre ce plan à exécution, mais il faudra s’en expliquer.

Ne pas les confondre

Attention, il est important de le distinguer de son cousin ‘l’entretien annuel’, qui lui n’est pas obligatoire.

Il se concentre sur une vision plus restreinte du parcours professionnel du collaborateur en étant davantage orienté sur les résultats au regard du poste occupé.

Déroulé de l'entretien professionnel

La préparation

Pour réaliser l’entretien, il vous sera nécessaire d’utiliser une trame d’entretien professionnel.

L’utilisation d’un modèle de support d’entretien professionnel permet de construire méthodiquement l’échange et de le faire préparer à son collaborateur.

Ce travail en amont garantit la bonne compréhension de vos attentes respectives.

Elle vous permettra d’améliorer la qualité et l’impact de vos entretiens. Vous n’oublierez pas ainsi de lister les éléments clés à évoquer : demande de formation, montée en qualification…

Amenant des échanges riches et constructifs pour le collaborateur et le développement de l’entreprise.

Une trame est aussi gage d’optimisation du temps durant l’échange, ainsi, vous ne dévierez pas trop souvent des objectifs initiaux

L'heure du bilan

Il convient de commencer l’entretien par un compte rendu de l’année écoulée par votre collaborateur (points forts et axes d’amélioration) ainsi que d’un récapitulatif de toutes les actions de formation effectuées depuis le précédent entretien professionnel.

Prenez bien le soin de décortiquer les éléments retenus et appliqués en entreprise, l’objectif étant de mesurer ensemble l’intérêt et l’impact des formations passées.

Afin de réaliser un bilan réaliste et factuel de votre collaborateur, prenez soin de rassembler et de vous remémorer au préalable tous les documents concernant votre salarié :

La fiche de poste
Le contrat de travail
Le CV du collaborateur
Les comptes rendus des précédents entretiens professionnels

Il est aussi de bon ton de respecter toutes les formalités administratives relatives aux entretiens professionnels, à savoir garder une trace écrite de vos échanges (la trame se montre encore ici utile). L’employeur est tenu, au regard de la loi, d’informer les salariés sur leurs droits.

Le projet professionnel : à dérouler ou co-construire

Il vous faudra recueillir les aspirations de votre collaborateur, qui peut émettre différents souhaits de formations et/ou perspectives d’évolutions pendant cet exercice.

N’hésitez pas à aborder en profondeur le sujet : creuser sur les véritables aspirations et objectifs de carrière de ce dernier. Faites un point sur son niveau de compétences actuelles et celles attendues pour parvenir à exécuter son projet professionnel au sein de l’entreprise.

Dans le meilleur des mondes, son projet, son potentiel et les besoins de l’entreprise s’emboitent et il n’y a plus qu’à dérouler.

L’autre version prévoit de s’attarder sur les écarts relevés et faire preuve de pédagogie et ouverture d’esprit (des deux côtés) pour redessiner ensemble les contours d’un nouveau projet plus en adéquation avec la réalité.

Une fois le projet figé, sachez que votre collaborateur pourra accéder à un certain nombre de formations via son Compte personnel de formation (CPF), la Validation des Acquis de l’expérience (VAE) ou encore le Conseil en Evolution Professionnelle (CEP). Il est de votre responsabilité de l’en informer et l’accompagner dans ses démarches de formation.

Donnez de la vision – vous avez aussi la parole !

Ce moment d’échange est aussi l’occasion de prendre du temps pour donner de la vision à votre collaborateur.

La vision quant aux objectifs et stratégies de l’entreprise. Sur le comment votre collaborateur peut ou va contribuer à les atteindre, les mener.

À vous de faire le bilan sur votre analyse relative aux compétences démontrées par votre collaborateurs et celles à développer pour progresser et atteindre le « niveau supérieur » (si cela est en lien avec son projet).

Vous pourrez émettre un avis sur chacun des points de son projet, et par ailleurs, identifier les opportunités et freins qui peuvent être rencontré.

La synthèse d'entretien

Pour conclure cet échange, vous dresserez une synthèse des différents points abordés durant l’entretien, en prenant soin de reporter dans un tableau le plan des actions envisagées.

Ce tableau doit comporter les propositions d’actions, la décision arrêtée pour chacune d’elle et les engagements pris par les parties pour les mener à bien.

Enfin, chacune des parties apposera sa signature sur la trame d’entretien professionnel pour le finaliser.

Article rédigé par nos experts WINPPI.

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